Processus d’élaboration du programme triennal d’immobilisations

Le PTI vise à concrétiser les orientations du conseil municipal. Pour ce faire, il détermine les priorités des investissements en immobilisations de la municipalité dans l’optique de répondre aux besoins actuels et futurs de ses citoyennes et citoyens. 

Un PTI bien élaboré favorise une allocation judicieuse des ressources, car il permet de prioriser les projets, d’estimer adéquatement leurs coûts et de s’assurer que ces projets sont cohérents avec les documents de planification de la municipalité. Il contribue également à assurer la pérennité des actifs.

Au contraire, un processus d’élaboration du PTI déficient est susceptible, notamment, d’entraîner de l’inefficience, de compromettre l’intégrité des actifs (ex. : sous-investissement causant une dégradation de l’état structurel d’un actif), d’avoir des répercussions sur les services à la population actuels ou futurs, voire de créer des iniquités entre les générations.

En matière d’information sur les actifs en immobilisations 

• Disposez d’une information fiable et suffisante pour connaître l’inventaire¹ ainsi que l’état physique² et fonctionnel³ des actifs en immobilisations.
• Analysez cette information pour repérer les éléments problématiques, mais aussi pour déterminer les interventions à réaliser, dont celles prioritaires.
• Utilisez cette information pour guider la prise de décision et pour faire une planification financière à moyen et long terme, ce qui inclut l’entretien, l’exploitation et les investissements en matière d’immobilisations.
• Élaborez et implantez des outils de collecte et de consignation des données ainsi que des procédures de façon à noter tout changement susceptible de modifier l’état de l’actif. Assurez-vous d’inscrire toutes les données pertinentes et à jour.

1. L’inventaire permet de dénombrer tout ce que la municipalité possède pour chacune des catégories d’actifs, lesquelles devraient correspondre à celles déjà existantes dans ses états financiers.

2. L’état physique ou structural de l’infrastructure correspond à son intégrité et tient compte des dégradations ou des défauts structuraux observés, estimés ou relevés.

3. L'état fonctionnel de l'infrastructure correspond à sa capacité à remplir ses fonctions et prend en compte les déficiences de fonctionnement. 

En matière d’arrimage avec les documents de planification

• Alignez les investissements prévus dans le PTI sur vos documents de planification (ex. : planification stratégique, plan d’action) pour tenir compte de votre vision, de vos orientations, de vos objectifs et de vos enjeux (ex. : sécurité, ressources humaines, financières, matérielles). 
• L’utilisation de ces documents de planification, lorsqu’ils sont bien préparés, guide la priorisation et le choix des projets à inclure dans le PTI, en plus de favoriser une gestion financière saine et pérenne ainsi que des décisions fondées sur vos priorités plutôt que des décisions à court terme, au cas par cas.

En matière de définition, d’analyse et de priorisation des projets

• Définissez individuellement les paramètres des projets, soit la nature, la portée, le calendrier de réalisation, les coûts et le financement prévu, les enjeux ainsi que le besoin que le projet comblera.
• Évaluez les coûts complets du cycle de vie⁴ de l’actif. Considérez notamment les coûts relatifs à son exploitation et à sa disposition lors de l’analyse d’un projet.
• Structurez votre processus à l’aide de critère de priorisation bien définis afin de proposer des projets pertinents.
• Enchâssez les critères de priorisation dans un outil tel qu’une grille d’évaluation avec pondération.
• Analysez et priorisez judicieusement les projets pour éviter d’excéder la capacité de réalisation (financière⁵ et opérationnelle⁶). Considérez les enjeux et les besoins, notamment en ce qui concerne la pérennité des actifs.
• Tenez compte des délais de réalisation dans le calendrier et dans le processus de priorisation des projets. Cela permet de prévoir la mise en œuvre la plus probable du projet et de concentrer les efforts sur les projets réalisables dans la prochaine année, tout en exécutant les étapes préliminaires à la réalisation des autres projets.

4. Méthode de calcul du coût de revient d’un actif qui tient compte de l’ensemble des coûts tout au long de son cycle de vie : acquisition, exploitation, entretien, maintien et disposition.

5. La capacité financière est limitée par la capacité de payer de la population et les possibilités de financement externe (ex. : subvention).

6. La capacité opérationnelle est restreinte par les ressources humaines et matérielles disponibles pour réaliser, dans le temps imparti, les activités courantes liées à la prestation de services.

En matière d’établissement des coûts et du financement des projets

• Établissez des estimations fiables en utilisant des données et des hypothèses appropriées et suffisamment étayées pour guider convenablement les actions. Ces estimations soutiennent la prise de décision, surtout lorsqu’il faut faire un choix entre des projets concurrents. Les données doivent notamment être à jour et alignées sur le contexte de la municipalité et le projet (ex. : niveau de risque).
• Réfléchissez sur la probabilité de recevoir du financement et évaluez si le PTI est réalisable dans les limites des ressources financières disponibles, tout en ayant comme objectif le respect de la capacité de payer de la population. 

En matière d’information disponible pour les membres du conseil

• Fournissez aux membres du conseil les renseignements nécessaires pour bien évaluer les projets, dont une description du projet, de sa portée et des risques qui y sont rattachés. D’autres informations sont également pertinentes pour les décideurs (ex. : impact du projet sur l’endettement, résultats de la priorisation du projet).

En matière d’encadrement

• Établissez un encadrement du processus d’élaboration du PTI favorisant l’adoption d’un PTI contenant des prévisions d’investissement suffisamment rigoureuses pour planifier, orienter et coordonner efficacement les ressources. Cet encadrement passe par la communication d’orientations et de lignes directrices aux intervenants.
• Élaborez une description claire du processus et des rôles et responsabilités des intervenants impliqués.

• Avoir un processus non structuré. Cela augmente les probabilités d’établir un PTI trop ambitieux pour la capacité de réalisation de la municipalité (financière et opérationnelle) et de ne pas considérer les enjeux et les besoins, notamment en ce qui concerne la pérennité des actifs. Un PTI qui n’est pas de qualité ne peut jouer pleinement son rôle d’outil de planification des investissements.
• Utiliser des données qui ne sont pas fiables ni à jour ou qui ne permettent pas, d’une part, de bien connaître les actifs et d’avoir une image fidèle quant à leur état et, d’autre part, d’établir des prévisions de coûts et de financement de qualité.
• Ne pas avoir d’encadrement du processus d’élaboration du PTI. Un encadrement peut prévoir des orientations ou des lignes directrices, une description du processus et des rôles et responsabilités des intervenants ainsi que des procédures et des outils.

• Regroupez l’ensemble des paramètres d’un projet et l’information recueillie sur celui-ci pour faciliter l’analyse et la priorisation (ex. : fiche projet).
• Scindez vos besoins en deux types, soit :
  • le maintien de l’offre de service (maintien d’actifs existants);
  • la bonification de l’offre de service par la construction de nouvelles immobilisations (ex. : piscine) ou par l’amélioration d’une immobilisation existante (ex. : agrandissement de l’immeuble des loisirs pour ajouter une bibliothèque).
    
    Ces deux types de besoins ne devraient pas être traités ou priorisés de la même manière puisqu’ils ne sont pas associés aux mêmes objectifs.
• Fixez des objectifs d’investissements en maintien d’actifs (ex. : allouer une enveloppe budgétaire annuelle réservée au maintien d’actifs) afin d’assurer leur pérennité et d’éviter de créer un déficit d’entretien ou d’aggraver celui-ci.

Le guide du ministère des Affaires municipales et de l’Habitation propose une grille d’évaluation pour les investissements en maintien d’actifs et une autre pour les nouveaux projets. Ces grilles permettent d’évaluer ce qui justifie le besoin à combler par le projet et d’en mesurer les effets.