Processus d’évaluation foncière

La valeur foncière est inscrite au rôle d’évaluation foncière de la municipalité. En plus de celle-ci et des renseignements servant à établir le montant de la taxe foncière (ex. : catégorie d’immeubles), le rôle d’évaluation foncière contient aussi les renseignements pouvant être nécessaires au calcul de certaines taxes municipales basées sur une caractéristique autre que la valeur (ex. : superficie du terrain ou nombre de logements). Le processus d’évaluation foncière constitue la base du régime de financement des municipalités. 

Le Québec a choisi de confier la responsabilité d’évaluer les immeubles (terrains et bâtiments) à des instances locales, soit à des organismes municipaux responsables de l’évaluation (OMRE). Ainsi, ce sont 85 municipalités régionales de comté, 93 municipalités et 1 gouvernement régional qui ont été désignés à ce titre.

Étant donné les répercussions à la fois sur les finances municipales et sur celles des contribuables, il est primordial que le processus d’évaluation foncière soit de qualité, notamment pour favoriser l’équité entre les contribuables et assurer le respect des exigences légales, réglementaires et normatives.

• Définissez et communiquez formellement aux municipalités des attentes claires quant aux renseignements à transmettre servant à la tenue à jour¹ du rôle et à leur traitement : quoi recevoir, à quel moment et de quelle façon.
• Mettez en place divers mécanismes pour vous assurer du respect des exigences législatives et normatives (ex. : habilitation de la personne à signer le rôle, maintien d’inventaire², délai pour le dépôt des rôles, communication des résultats concernant l’examen du rôle en vigueur). 
• Assurez-vous de la qualité des données pour la tenue à jour puisqu’elles constituent l’une des assises pour favoriser l’équité fiscale entre les contribuables ainsi que la confiance de ceux-ci envers le processus d’évaluation foncière.
• Respectez les exigences en matière de présentation des avis de modification.
• Établissez des mesures pour prévenir et gérer les situations de conflit d’intérêts ou l’apparence de conflits, notamment en : 
  • Prévoyant un renouvellement annuel de la prise de connaissance du code d’éthique et de déontologie;
  • Mettant en place une déclaration annuelle relative aux intérêts dans les immeubles du territoire;
  • Définissant à cet égard des lignes directrices claires incluant les mesures de prévention.

1. Ensemble des activités menant aux modifications d’un rôle. La tenue à jour est nécessaire lorsque des événements tels que l’amélioration, l’agrandissement, la construction ou la démolition d’un immeuble surviennent.

2. Vérification effectuée par l’évaluatrice ou l’évaluateur au moins tous les neuf ans afin de s’assurer de l’exactitude des données en sa possession relativement à chacune des unités d’évaluation (immeubles). Cette vérification est exigée par la Loi sur la fiscalité municipale.

• Faire confiance au processus sans encadrer le travail (ex. : instructions, procédures, outils) et sans mettre en œuvre une approche de contrôle de la qualité augmente les risques que les erreurs et les omissions ne soient pas détectées et qu’elles se répètent. Cela augmente également les risques d’interprétation divergente entre les membres du personnel et ne favorise pas un traitement uniforme et équitable entre les dossiers.
• Certaines situations peuvent empêcher une municipalité de percevoir en totalité les taxes auxquelles elle aurait normalement eu droit, par exemple si un OMRE est avisé tardivement des événements nécessitant une tenue à jour du rôle ou s’il ne traite pas les dossiers en temps opportun. En conséquence, l’OMRE devrait organiser le flux de travail de manière à éviter des pertes de revenus fiscaux (ex. : revoir le flux de travail, développer un outil de suivi, améliorer le processus de planification des visites). Il devrait exiger des municipalités qu’elles lui transmettent les renseignements nécessaires en temps opportun, en plus de planifier méticuleusement ses visites pour s’assurer de fermer le dossier au bon moment.
• Ne pas établir une stratégie d’intervention (ex. : cibles, actions à réaliser) pour respecter l’obligation de maintien d’inventaire ou résorber les retards constatés est une erreur. Plus particulièrement, une attention particulière devrait être portée, dans cette stratégie, aux immeubles pour lesquels l’âge de cette vérification excède la limite permise de neuf ans ou s’en approche.
• Le fait que des personnes non autorisées aient des accès aux applications et au système relatifs à l’évaluation foncière ne permet pas de protéger l’information et d’assurer la qualité des données. 

• Pour gagner en efficience, l’OMRE a avantage à exiger d’obtenir uniquement les renseignements relatifs aux permis ou aux certificats liés à des travaux ou à des activités susceptibles d’avoir un effet sur la valeur d’un immeuble ou ayant une incidence sur le dossier de propriété.
• L’importation directe des documents dans le système d’évaluation foncière permet de gagner du temps, d’éviter les erreurs et de mieux planifier et organiser le travail.
• Les contrôles peuvent être de diverses natures. Il peut s’agir de contrôles manuels (ex. : révision de calculs) ou informatisés (ex. : rapport d’anomalies). Les contrôles peuvent aussi être ciblés ou de haut niveau, en évaluant, par exemple, la cohérence et la vraisemblance des résultats. En se dotant de mécanismes de contrôle, l’OMRE augmente la qualité de ses rôles et est susceptible de gagner en efficience, car son personnel devrait avoir à traiter moins de corrections d’office et de demandes de révision. 
• Sous réserve des règles prévues à la norme de pratique professionnelle pertinente de l’Ordre des évaluateurs agréés du Québec, il est intéressant pour l’OMRE d’utiliser des méthodes autres que les visites physiques, telles que les déclarations du propriétaire et les outils technologiques (ex. : visite virtuelle), pour réaliser le maintien d’inventaire.
• L’OMRE peut exiger, dans son contrat, que le tiers privé respecte certaines exigences en matière de prévention et de gestion des conflits d’intérêts (ex. : déclaration annuelle, présence d’un code d’éthique et de déontologie). Il est aussi pertinent d’inclure au document d’appel d’offres une clause de déclaration des professionnelles et professionnels affectés à une municipalité quant à leurs intérêts dans les immeubles situés sur le territoire de celle-ci.

Durée du rôle d’évaluation foncière et exemple de date de référence pour établir la valeur selon les conditions du marché immobilier

L’évaluatrice ou l’évaluateur établit entre autres la valeur réelle des immeubles portés au rôle en fonction des conditions du marché immobilier qui existaient 18 mois avant l’entrée en vigueur de ce rôle. Ainsi, la date de référence est toujours le 1er juillet.

Détermination de la date de prise d’effet et de la date de l’événement

La figure suivante illustre notamment que la date de prise d’effet des modifications à apporter au rôle ne peut être antérieure à la plus récente de deux dates, soit :

• Celle de l’événement (situation 1);
• Le 1er janvier de l’année qui précède la date de modification des inscriptions au rôle (situation 2).

Choix possibles pour les municipalités ayant une population de moins de 5 000 personnes

L’équilibration du rôle n’est pas toujours obligatoire pour les municipalités ayant une population de moins de 5 000 personnes. Cependant, elle peut s’avérer nécessaire dans certaines situations, notamment dans un contexte socioéconomique impliquant de fortes variations des valeurs foncières.

1. À l'exception de certains cas particuliers, les immeubles ont les mêmes valeurs durant six ans.