Gestion des permis et des certificats

Les municipalités et leur population doivent savoir si la gestion des permis et des certificats¹ est assurée de manière efficace et efficiente, notamment en raison de l’importance des enjeux liés à l’aménagement et à l’urbanisme.

En effet, la délivrance de permis et de certificats vise d’abord à assurer le respect des exigences réglementaires, lesquelles prennent en compte les priorités définies collectivement dans le plan d’urbanisme.

Ainsi, une gestion efficiente des permis et des certificats contribue au respect des exigences réglementaires, ce qui favorise l’usage durable du territoire, la protection du patrimoine collectif et individuel, une cohabitation harmonieuse ainsi qu’une meilleure utilisation des ressources de la communauté et de la municipalité.

En contrepartie, si la gestion des permis et des certificats est déficiente, elle peut entraîner des conséquences négatives sur les services offerts aux citoyens et citoyennes, créer des iniquités entre ces derniers, voire leur causer préjudice.

1. La gestion des permis et des certificats représente ici l’ensemble des activités permettant aux municipalités d’assumer leurs responsabilités à l’égard du contrôle de la conformité aux exigences réglementaires en matière d’urbanisme.

• Fournissez à la population une information juste et suffisante pour qu’elle soit informée des situations où un permis ou un certificat est nécessaire, des démarches à suivre, des documents requis et des sanctions applicables en cas d’infraction.
• Élaborez et appliquez une stratégie de surveillance axée sur les risques qui assure une couverture adéquate de votre territoire afin de veiller au respect réglementaire tout au long de l’année.
• Établissez un processus d’analyse des demandes de permis et de certificats afin, notamment, de vous assurer d’une application conforme et uniforme de votre réglementation.
• Instaurez une stratégie d’inspection basée sur une analyse des risques afin de cibler les inspections à réaliser et d’intervenir au bon moment en fonction de l’échéancier des travaux fournis par la citoyenne ou le citoyen.
• Dotez-vous d’une procédure de suivi des infractions pour favoriser un suivi diligent de la situation et une réalisation d’actions adéquates pour que les corrections soient apportées par la citoyenne ou le citoyen ou que les sanctions prévues soient appliquées.
• Améliorez l’information de gestion et la reddition de comptes afin d’en assurer la pertinence et de soutenir tant l’amélioration continue que l’appréciation de la performance liée à la gestion des permis et des certificats.

• En l’absence de mécanismes de contrôle quant à la qualité des analyses menées pour délivrer les permis ou les certificats, la municipalité risque de ne pas détecter les lacunes du processus, de commettre des erreurs et de réaliser un traitement partial des dossiers.
• Sans planification adéquate ni procédure ou outil d’inspection spécifiant les éléments à vérifier, les inspections risquent de ne pas être réalisées, d’être oubliées ou retardées ou encore de ne pas couvrir les éléments pertinents.
• Un manque de documentation rend vulnérable le bien-fondé des décisions prises. Par exemple, les inspections devraient être documentées pour pouvoir suivre les dossiers, justifier les conclusions des fonctionnaires ou encore appuyer un constat d’infraction devant les tribunaux, s’il y a lieu.
• La validité juridique de l’habilitation des fonctionnaires à inspecter et à délivrer des permis, des certificats et des constats d’infraction peut être contestée et les constats d’infraction peuvent être invalidés par les tribunaux si une attention particulière n’y est pas portée.
• Ne pas signer les originaux des règlements selon les exigences légales fragilise la sécurité juridique. Aussi, lorsqu’un règlement comprend des cartes en annexe (ex. : règlement de zonage), il est souhaitable que chaque carte soit signée. En cas de procédure judiciaire, il sera plus facile pour l’officière ou l’officier municipal de produire une copie certifiée conforme.

• Fournir une information adéquate aux citoyennes et citoyens tout au long du processus augmente leurs chances de répondre aux exigences de la municipalité sans y faire appel. Cela permet aussi de réduire les risques d’erreurs et de minimiser l’intervention municipale.
• En déterminant les secteurs comportant davantage de risques ou les enjeux nécessitant davantage de précautions (ex. : bâtiments patrimoniaux, milieux humides), la municipalité peut établir une stratégie axée sur ceux-ci qui assure une couverture adéquate de son territoire.
• Une bonne pratique consiste à modifier l’horaire d’une inspectrice ou d’un inspecteur de manière à assurer une plus grande couverture dans le cas où des infractions surviendraient en dehors des heures d’ouverture de l’administration municipale.
• La municipalité aurait avantage à établir une norme de service et des outils de travail en fonction d’objectifs, d’indicateurs et de cibles au sujet de la performance du service responsable de la gestion des permis et des certificats. Cela lui permettrait d’encadrer le travail des fonctionnaires et de collecter une information de gestion pertinente.
• La Loi sur l’aménagement et l’urbanisme permet aux municipalités d’intégrer, en tout ou en partie, un recueil de normes de construction déjà existant à leur règlement de construction. En y faisant référence, la municipalité risque d’engager sa responsabilité quant à l’application de ces normes. Elle devrait donc évaluer cette responsabilité et établir une stratégie d’inspection conséquente.

Bien que chaque municipalité auditée ait son propre processus, plusieurs étapes clés sont communes.

Processus simplifié de gestion des permis et des certificats